- ORDEN Y LIMPIEZA
- La acumulación de papeles puede transmitir desorden, principalmente en los momentos en los que estamos manejando mucha información en papel o si no hemos podido archivarlos.
- La acumulación de papeles puede transmitir desorden, principalmente en los momentos en los que estamos manejando mucha información en papel o si no hemos podido archivarlos.
- ESPACIO FÍSICO DE ALMACENAMIENTO
- El papel ocupa espacio físico. El papel sin usar y el papel usado. Cajones, salas de archivo y almacenes atiborrados de archivadores. Un espacio que nunca vuelve, salvo que el papel se destruya o se envíe a ocupar el espacio físico de otro.
- Los documentos digitales no ocupan espacio físico. Ocupan otro tipo de espacio.
- SEGURIDAD
- La digitalización documental aporta capas de seguridad extra o más sencillas de configurar que en el caso de los documentos en papel:
- En los registros informáticos que acompañan la “vida” de los documentos.
- En la protección del contenido de los documentos.
- En la protección de los accesos a los documentos.
- La digitalización documental aporta capas de seguridad extra o más sencillas de configurar que en el caso de los documentos en papel:
- ACCESIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN
- Los documentos digitales son fácilmente adaptables a las necesidades de “usabilidad”:
- Acceso a información específica contenida en los documentos (búsquedas, índices, etc.)
- Ampliación del tamaño de la letra y legibilidad en general.
- Herramientas adicionales como la lectura inmersiva de documentos o la escritura por voz.
- Los documentos digitales son fácilmente adaptables a las necesidades de “usabilidad”:
- PRODUCTIVIDAD PERSONAL (Y DE OTROS)
- Con las nuevas tecnologías, el acceso a documentos digitalizados y su uso es más ágil que el acceso y uso de documentos en papel.
- El manejo de las agendas electrónicas y sistemas de productividad personal es más fácil si la información fluye en formato digital.
- EFICIENCIA
- Los procesos que incluyen papel suelen requerir un paso adicional para “incorporarlos al mundo digital”.
- El sistema es exponencialmente más eficiente cuando se trabaja con procesos digitalizados. Es decir, un documento digital puede ser generado, gestionado y archivado en un tiempo significativamente menor y con menor riesgo de que surjan errores.
- Un ejemplo de eficiencia son los portales de servicio de las empresas o las sedes electrónicas de las administraciones públicas.
- PROFESIONALIDAD
- Hoy en día es preciso contar con las competencias profesionales necesarias para un desempeño digital orientado a la eficiencia y al servicio.
- Atender demandas en papel por parte de colectivos no digitalizados no exime a los profesionales de usar medios digitales para la elaboración y gestión de la información proporcionada en formato papel.
- SOSTENIBILIDAD
- Es el argumento más esgrimido para potenciar la reducción del uso del papel.
- La tala de árboles y la generación de residuos asociada con el papel son hechos incontestables.
- A veces parece que el reciclaje del papel mitiga la falta de procesos que apuesten decididamente por eliminar su uso de manera progresiva y razonable (inteligente).
🤓TIP DIGITAL
👉 Cambia tu impresora de papel predeterminada por la impresora PDF. Ese pequeño cambio te ayudará a reflexionar sobre si existen alternativas digitales a la impresión en papel cada vez que imprimas un documento.